Planungshilfe
Hier möchten wir den gastgebenden Schulen eine Handreichung für die Vorbereitung eines erfolgreichen Workshops mit HEART Global geben.
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Alle folgenden Informationen haben lediglich Empfehlungscharakter, d.h., wenn Sie die eine oder andere Voraussetzung oder Bedingung nicht erfüllen können, sprechen Sie mit uns – wir finden ganz sicher einen Weg, um zu einer guten Lösung zu kommen.
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Der Tour – Manager von HEART Global wird sich zusätzlich noch einige Wochen vor Workshopbeginn mit Ihnen in Verbindung setzen, um organisatorische Details mit Ihnen zu besprechen.
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In diesem Leitfaden behandeln wir
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Räumliche Voraussetzungen
Wir benötigen für die Durchführung eines erfolgreichen Workshops:
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Für die Workshopzeit:
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​Eine Sporthalle oder Aula oder einen ähnlichen-großen Raum, der als Plenum genutzt werden kann und zusätzlich etwa 3-4 leergeräumte Klassenräume oder vergleichbare Arbeitsflächen.
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Einen sogenannten FUZZY ROOM (sprich: fásiru:m), also Aufenthaltsraum für HEART Global (es wäre schön, wenn dieser Raum verschließbar wäre, da hier auch persönliche Dinge der Teammitglieder aufbewahrt werden).
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Ein abschließbares Büro/Raum für unser/e Business Manager/in zum Arbeiten (inkl. Schlüssel hierzu)
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Es bietet sich auch immer an, der Cast einen extra Raum/die Kantine für das Lunch zur Verfügung zu stellen, wo das Buffet/die Mahlzeiten vorbereitet werden und die jungen Leute von HEART Global essen und verweilen können.
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Für das Abschlusskonzert:
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Eine große Sporthalle oder eine andere große Halle oder einen Konzertsaal. Ganz wunderbar wäre es, den gesamten Workshop in einer Halle ablaufen zu lassen, da man sich so einen kompletten Auf- und Abbau sparen könnte. Falls dies nicht möglich ist, wird die Halle für das Abschlusskonzert während des gesamten dritten Workshoptages benötigt.
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Erfahrungswert der letzten Jahre: Anzahl der Teilnehmer X 3,5 = Anzahl der Besucher des Abschlusskonzertes --- bedenken Sie dies bitte bei der Bestuhlung der Abschlusshalle.
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Der Bühnenaufbau erfolgt auf der Hallenfläche quer zur Hallenrichtung – also wird die Halle auch quer zur Hallenrichtung bestuhlt (entweder erfolgt dies durch ausziehbare Tribünen oder Stuhlreihen, die Sie am Show-Tag aufstellen). Sorgen Sie bitte für ausreichend Sitzplätze und einen gut gelaunten Hausmeister :)
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Ein abschließbares Büro/Raum für unser/e Business Manager/in zum Arbeiten (inkl. Schlüssel hierzu)
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einen Raum, in dem wir die T-Shirts bis zur Ausgabe lagern können
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Es bietet sich auch hier an, der Cast einen extra Raum/die Kantine für das Lunch zur Verfügung zu stellen, wo das Buffet/die Mahlzeiten vorbereitet werden und die jungen Leute von HEART Global essen und verweilen können.
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HEART Global bringt den kompletten Bühnenaufbau, der für den Workshop und die Show benötigt wird, selbst mit.
Gastfamilien für HEART Global Cast / Unterbringung Busfahrer
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Die Unterbringung der HEART Global Mitglieder in Gastfamilien ist ein zentraler Bestandteil des Programms, der interkulturelle Begegnungen und langjährige Freundschaften fördert. Durch das Bereitstellen von Gastfamilien tragen Sie entscheidend dazu bei, den Mitgliedern von HEART Global während der Workshopzeit einen erholsamen Schlaf und eine gute Verpflegung zu ermöglichen.
Es ist Ihre Aufgabe als Organisator des Workshops, geeignete Gastfamilien zu finden. Suchen Sie aktiv in Ihrer Gemeinde oder Schule nach passenden Familien – dies können die Eltern der Schüler, Lehrer, Bekannte oder andere vertrauenswürdige Personen sein. Für die Auswahl ist besondere Sorgfalt erforderlich. Achten Sie darauf, Familien auszuwählen, bei denen Herzlichkeit und Gastfreundschaft im Vordergrund stehen – der soziale Status spielt dabei eine untergeordnete Rolle, da wunderbare Gastgeber überall zu finden sind.
Es wäre ideal, die Mitglieder von HEART Global paarweise unterzubringen, auch wenn dies keine zwingende Voraussetzung ist. Zur Vorbereitung erhalten Sie eine Homestay-Liste, die wichtige Informationen wie Raucher/Nichtraucher, Haustiere etc. enthält. Besprechen Sie diese Liste bitte vor Workshopbeginn mit dem/der Tour-ManagerIn, um passende Paarungen zu finden.
Die Mitglieder des HEART Global Teams reisen ohne Schlafsack und Luftmatratze, daher ist es wichtig, dass die Gastfamilien geeignete Schlafmöglichkeiten bereitstellen. Frühstück und Abendessen werden in der Regel in der Gastfamilie eingenommen, wobei Informationen zu möglichen Allergien und Unverträglichkeiten im Voraus zur Verfügung gestellt werden. Ob abends ein gemeinsames Programm mit den Gästen stattfinden soll, entscheiden die Gastfamilien individuell.
Die Gastfamilien übernehmen auch den Transport der HEART Global Mitglieder zum und vom Workshop und sorgen dafür, dass diese pünktlich die Schule erreichen und wieder nach Hause finden. Als Dankeschön erhalten die Gastfamilien zwei Freikarten für die Abschlussshow.
Zusätzlich benötigt der Busfahrer, der die HEART Global Cast begleitet, eine separate Unterkunft in der Nähe des Workshops und der Showhalle, jedoch getrennt von der Cast (nicht bei einer Gastfamilie). Geeignete Optionen hierfür sind ein Hotelzimmer, Hostel, eine Pension oder ein privates Apartment/Zimmer mit eigenem Zugang. Sollte keine kostenfreie Lösung gefunden werden, empfehlen wir, in Ihrer Gemeinde nach Sponsoren zu suchen. Bitte achten Sie darauf, dass auch für den Busfahrer Frühstück und Abendessen eingeplant werden, entweder durch eine Gastfamilie, die ihn verpflegt, oder durch ein Essenspaket, das zu seiner Unterkunft gebracht wird.
Zeitlicher Ablauf (inkl. An- und Abreise)
Der Ablaufplan ist so konzipiert, dass an Schulen, die von Montag bis Mittwoch den Workshop durchführen, lediglich an einem Unterrichtstag der Regelunterricht ausfällt. Bei Workshops von Freitag bis Sonntag wird der normale Unterrichtsbetrieb gar nicht beeinträchtigt.
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Es hat sich als außerordentlich hilfreich erwiesen, HEART Global am ersten Workshoptag die Gelegenheit zu bieten, sich der gesamten Schülerschaft mit einer kleinen Performance vorzustellen. Hierdurch konnte die Teilnehmerzahl an vielen Schulen erheblich gesteigert werden.
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Der folgende Ablaufplan ist als Modell zu verstehen, das den Bedürfnissen der Schule angepasst werden kann.
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Die genauen Zeiten wird der Tour-Manager dann spätestens 2 Wochen vor dem Workshopbeginn mit Ihnen verbindlich festlegen, sodass Sie und die Gastfamilien entsprechend planen können.
Workshop Montag – Mittwoch: Das Team von HEART Global kommt in der Regel am Montagvormittag (gegen 10:00 Uhr oder 11:00 Uhr) bei Ihnen an, baut das Equipment auf, probt und empfängt dann die Schülerschaft – nach dem Workshop lernen sie die Gastfamilien kennen.
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Workshop Freitag – Sonntag: Die jungen Gäste treffen in der Regel schon am Donnerstagabend gegen 18:00 Uhr ein, um dann ihre Gastfamilien kennenzulernen und mit ihnen in ihr temporäres „Zuhause“ zu fahren. Der Abend steht dann den jeweiligen Familien zur Gestaltung frei.
1. Tag
11:00 Uhr >> Ankunft in der Schule | Orientierung und Aufbau der Technik (nur HEART Global Mitglieder)
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6. Stunde / Mittagspause: mögliche Meet&Greet-Vorstellungs-Show von HEART Global für alle Schüler (optional)
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14:45 Uhr >> Eintreffen der Workshop-TeilnehmerInnen/Registrierungen
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15:00 - 17:00 Uhr >> Workshop
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17:00 - 17:15 Uhr >> Kleine (Snack-) Pause
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17:15 - 19:00 Uhr >> Workshop
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(falls dies ein Montag ist, findet um 19:15/19:30 Uhr das Gastfamilien-Kennenlernen)
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2. Tag
08:00 - 12:00 Uhr >> Eintreffen aller Workshop-TeilnehmerInnen
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12:00 - 13:00 Uhr >> Mittagessen
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13:00 - 17:30 Uhr >> Workshop (inkl. kleiner Pause)
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3. Tag
…hängt davon ab, an welchem Tag ihre Show stattfindet:
Mittwoch-Show:
Im Laufe des Vormittags: Technische Vorbereitung der Abschlussshow, ggf. Umzug & Aufbau in Abschluss-Halle (nur HEART Global Mitglieder)
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14:45 Uhr >> Eintreffen der Workshop-TeilnehmerInnen
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15:00 - 17:00 Uhr >> Generalprobe aller Workshop-Teilnehmer
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17:00 - 18:45 Uhr >> Pause für Workshop-TeilnehmerInnen/Proben der HEART Global Cast (nur HEART Global Mitglieder)
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19:00 - 21:00 Uhr >> Die Show
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ODER
Sonntag-Show:
Im Laufe des Vormittags: Technische Vorbereitung der Abschlussshow, ggf. Umzug & Aufbau in Abschluss-Halle (nur HEART Global Mitglieder)
12:45 Uhr >> Eintreffen der Workshop-TeilnehmerInnen
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13:00 - 15:00 Uhr >> Generalprobe
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15:00 - 16:45 Uhr >> Pause für Workshop-TeilnehmerInnen/Proben der HEART Global Cast (nur HEART Global Mitglieder)
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17:00 - 19:00 Uhr >> Die Show
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Wissenswert für Gastfamilien: Nach der Show bauen die HEART Global Mitglieder die Bühne ab, Dauer: ca. 1 Stunde. Die Abreise erfolgt am Folgetag, in der Regel am frühen Vormittag.
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Eventuell werden weitere kleinere Kaffeepausen eingeschoben, wenn dies pädagogisch sinnvoll erscheint. Details und etwaige Änderungswünsche besprechen Sie bitte mit dem Tour–Manager oder den Europamanagerinnen.
Teilnahmegebühr / Finanzmodalitäten / Anmeldung
Unabhängig von der Teilnehmerzahl freuen wir uns, zu Ihnen zu kommen - große und kleine Workshops machen sehr viel Spaß.
Natürlich lieben wir große Teilnehmerzahlen, denn: je mehr Teilnehmer dabei sind, desto größer ist der Input, den wir Ihrer Schule geben können. Bestärken Sie Ihre Schüler, an diesem wunderbaren Event teilzunehmen und informieren Sie sie ausreichend.
Wir freuen uns über jeden Lehrer, der am Workshop teilnimmt.
Die Teilnahmegebühr beträgt 60 € pro TeilnehmerIn und beinhaltet ein HEART Global T-Shirt, das als einheitliches Showkostüm für die Abschlussshow dient und für ein stimmiges Bühnenbild sorgt. Das Shirt bleibt anschließend als Erinnerungsstück bei den TeilnehmerInnen. Noch schöner: Die jungen Leute von HEART Global hinterlassen gerne ihre Autogramme auf dem Shirt, sodass eine besondere Erinnerung an das Event entsteht!
Die Teilnahmegebühr kann durch Sponsoren, Sponsorenläufe oder Fördervereine reduziert werden. Die Zahlung erfolgt am Ende des Workshops per Überweisung an HEART Global.
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Abwicklung der Zahlung
HEART Global hat eine/n Business ManagerIn im Team vor Ort, der/die mit Ihnen gemeinsam alle Finanzfragen bearbeiten wird.
Die Zahlungsmodalitäten besprechen Sie bitte vorab mit dem Europa-Management oder vor Ort mit dem/der Business ManagerIn. Bitte helfen Sie mit, dass alle Finanzfragen und Zahlungen geklärt sind, bevor das HEART Global Team weiterreist.
Fühlen Sie sich bitte frei, zum Workshopkonzert beispielsweise durch Brezel- und Getränkeverkauf Ihre Unkosten zumindest teilweise wieder hereinzuholen – hier haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht.
Empfehlung zur Vorgehensweise
Halten Sie bitte die Anmeldefrist bis zum Workshopbeginn für Kurzentschlossene offen! Bei geringen Teilnehmerzahlen sind wir gerne bereit, am ersten Workshoptag in der sechsten Stunde eine kleine Meet-and-Greet Show zu unternehmen – z.B. in der Turnhalle. Wir haben in der Vergangenheit Schulen gehabt, in denen aufgrund einer solchen Vorstellung sich bis zu hundert junger Leute ganz kurzfristig zur Teilnahme am Workshop entschlossen haben.
Sammeln Sie die Teilnehmerbeiträge vor Workshopbeginn ein oder richten Sie ein Unterkonto Ihres Schulkontos ein und machen Sie die Anmeldung zum Workshop von der Vorlage eines entsprechenden Überweisungsträgers abhängig – das spart Ihnen viel Verwaltungsaufwand.
Kurzentschlossene Anmeldungen sollten sich aufgrund der überschaubaren Anzahl dann im Laufe des ersten Workshoptages gut „handlen“ lassen.
Verpflegung
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Die Verpflegung ist ein ganz wichtiges Thema:
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Sie werden sehen, die Teammitglieder von HEART Global arbeiten mit einem bewunderungswürdigen Einsatz und geben alles, um Ihren Schülern und der ganzen Schulgemeinschaft ein unvergessliches Erlebnis zu bereiten. Das kostet Kraft und deswegen müssen die jungen Leute auch gut essen. Ihre Kinder übrigens auch.
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Wir möchten Ihrer Entscheidung hier nicht vorgreifen, aber unsere Erfahrung aus hunderten von Workshops möchten wir Ihnen nicht vorenthalten:
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Es hat in der Vergangenheit eine Vielzahl von verschiedenen Herangehensweisen gegeben, von Gutscheinpaketen bei McDonalds über Catering durch Großküchen, z.B. von Krankenhäusern oder Alteneinrichtungen, bis hin zur Vollverpflegung aller Teilnehmer durch die Elternschaft - und dies war immer am überzeugendsten, also binden Sie die Eltern im großen Stil mit ein!
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Denken Sie bei allen Mahlzeiten auch an eine vegane Alternative! (ca. 30 % vegane Gerichte einkalkulieren)
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Bitte halten Sie ausreichend Getränke während der gesamten Workshopzeit bereit: Fast alle HEART Global Mitglieder trinken Mineralwasser am liebsten ohne Kohlensäure! Es bietet sich an, mehrere Kästen Wasser in der Halle zu deponieren (inkl. Stifte, die sich zum Markieren der Flaschen eignen), so sind alle stets versorgt.
Das große Finale – Die Abschlussshow
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Die Abschlussshow ist der krönende Abschluss des Workshops. Aus Erfahrung sind Mittwoch um 19:00 Uhr und Sonntag um 17:00 Uhr ideale Uhrzeiten, können aber in der Planungsphase gemeinsam abgestimmt und bei Bedarf angepasst werden.
Die Show ist in zwei Teile gegliedert:
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Erster Teil: HEART Global präsentiert ein mitreißendes Showprogramm, um die SchülerInnen zu inspirieren und ihre Nervosität zu nehmen.
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Zweiter Teil: Nach einer kurzen Pause folgt der Höhepunkt – alle WorkshopteilnehmerInnen führen gemeinsam das erarbeitete Showprogramm auf.
Die gesamte Aufführung dauert, inklusive eventueller Redebeiträge, etwa zwei Stunden. Bitte halten Sie Reden so kurz wie möglich.
Tickets & Verkauf
Der Eintritt zur Abschlussshow erfolgt über Tickets, die von HEART Global bereitgestellt und verkauft werden:
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Erwachsene: 10 €
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Kinder / Jugendliche: 5 €
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WorkshopteilnehmerInnen: frei
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Gastfamilien: erhalten zwei Freikarten
Diese Zahlungen gehen ohne Abzüge an HEART Global. Um den Ticketdruck und die Ausgabe müssen Sie sich nicht kümmern.
Verkaufszeiten für Tickets:
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Direkt nach dem ersten Workshoptag
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Vor Beginn des zweiten Workshoptages (morgens vor 8:00 Uhr)
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Direkt nach dem zweiten Workshoptag
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Am Showtag (dritter Workshoptag): Die Abendkasse ist geöffnet. Mitglieder des HEART Global Teams stehen zum Zeitpunkt des Showeinlasses am Eingang für den Ticketverkauf und die Ticketkontrolle bereit.
Weitere organisatorische Hinweise
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Bitte stellen Sie ausreichend Wasser für das HEART Global Team und alle WorkshopteilnehmerInnen bereit.
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Als Veranstalter erhalten Sie bis zu 10 Freikarten für Ihre VIP-Gäste.
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Während der Abschlussshow kann es zu Video- und Fotoaufnahmen kommen. Falls TeilnehmerInnen nicht gefilmt oder fotografiert werden möchten, informieren Sie uns bitte rechtzeitig, damit wir dies gemeinsam abstimmen können.
Die Öffentlichkeitsarbeit
... ist wichtig für HEART Global und genauso wichtig für Ihre Schule.
Jeder, der einen Workshop und das Abschlusskonzert einmal miterlebt hat, weiß, welche riesigen Chancen eine Schule für ihre PR – Arbeit hierdurch gewinnt. Gerade weiterführende Schulen stehen unter einem zunehmenden Konkurrenzdruck bezüglich ihres Schülernachwuchses. Ihre Schule kann sich durch die Ausrichtung eines HEART Global–Workshops entsprechend profilieren.
Sie können für Ihre Pressearbeit alles, was Sie im Internet oder auch auf dieser Seite über uns finden, hervorragend nutzen.
Unten finden Sie einen Link zum Herunterladen des HEART Global Media Kits. Es enthält eine Anleitung zur Verwendung unserer Marke und unserer Grafiken, unseres Logos, Werbefotos und eine Postervorlage im A4-Format, die Ihnen dabei hilft, Ihren HEART Global-Workshop in Ihrer Nähe zu bewerben.
Lassen Sie uns auch sprechen, falls Sie geringe Teilnehmerzahlen fürchten – es bietet sich ggf. an, einen kleinen Werbe-Aushang im Schul-Schaukasten aufzubauen oder kurze HERAT Global Videos über ihre TV-Geräte im Haus abzuspielen.
Fernsehen und Medien
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Laden Sie das Fernsehen ein. Während des Workshops und der Abschlussshow entstehen wunderbare Bilder, die Ihre Kinder in Aktion zeigen, und in denen Begeisterung pur zu sehen und mitzuerleben ist.
Stimmen Sie bitte alle etwaigen Fernseh - Interviews oder Pressegespräche sorgsam mit den Europa-Managerinnen und dem Tour-Manager ab, damit die Workshop-Abläufe nicht behindert werden.
Falls Sie besondere Ideen bezüglich der Medienarbeit haben, wie z.B. die Durchführung einer Dokumentation, einer Fernsehproduktion o.ä., nehmen Sie bitte Kontakt zu den Europa-Managerinnen auf.
Verschiedenes
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Probleme, unerwartete Komplikationen, verlorene Schlüssel, verstauchte Knöchel, verlorene Uhren, ganz egal was: alle Probleme sind in der Regel mit guter Kommunikation und gutem Willen zu lösen. Bitte sprechen Sie uns an – entweder den Tour–Manager oder die Europamanagerinnen. Wir glauben, dass gute Kommunikation der Schlüssel zu allem ist, und möchten Sie darin bestärken, lieber einmal öfter nachzufragen als einmal zu wenig.
Somit realisieren wir gemeinsam eine unvergessliche und vollends phänomenale Workshopzeit für alle Beteiligten.
Ihr HEART Global Europe Management
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