Planungshilfe
Hier möchten wir den gastgebenden Schulen eine Handreichung für die Vorbereitung eines erfolgreichen Workshops mit HEART GLOBAL geben.
Alle folgenden Informationen haben lediglich Empfehlungscharakter, d.h., wenn Sie die eine oder andere Voraussetzung oder Bedingung nicht erfüllen können, sprechen Sie mit uns – wir finden ganz sicher einen Weg, um zu einer guten Lösung zu kommen.
Der Company – Manager von HEART GLOBAL wird sich zusätzlich noch einige Wochen vor Workshopbeginn mit Ihnen in Verbindung setzen, um organisatorische Details mit Ihnen zu besprechen.
<< Zurück zur Haupt-EU-Workshop Seite
In diesem Leitfaden behandeln wir
(zum Navigieren klicken)
Räumliche Voraussetzungen
Wir benötigen für die Durchführung eines erfolgreichen Workshops:
-
Für die Workshopzeit: Eine Sporthalle oder Aula oder einen ähnlichen Raum, der als Plenum genutzt werden kann und zusätzlich etwa 4 leergeräumte Klassenräume oder vergleichbare Arbeitsflächen.
-
Für die Workshopzeit: Einen sogenannten FUZZY ROOM (sprich: fásiru:m), also Aufenthaltsraum für HEART GLOBAL.
Es wäre schön, wenn dieser Raum verschließbar wäre, da hier auch persönliche Dinge der Teammitglieder aufbewahrt werden.
-
Für das Abschlusskonzert: Eine große Sporthalle oder eine andere große Halle oder einen Konzertsaal.
Erfahrungswert der letzten Jahre:
Anzahl der Teilnehmer X 3,5 = Anzahl der Besucher des Abschlusskonzertes.
Ganz wunderbar wäre es, den gesamten Workshop in dieser Halle ablaufen zu lassen, da man sich so einen kompletten Auf – und Abbau sparen könnte.
Falls dies nicht möglich ist, wird die Halle für das Abschlusskonzert während des gesamten dritten Workshoptages benötigt.
Ganz wichtig: In der Halle für das Abschlusskonzert benötigen wir einen Starkstromanschluß 380 V, mindestens 32 Amp. Noch besser wären 64 Amp!
Alle weiteren Einzelheiten besprechen wir mit Ihnen vor Ort.
HEART GLOBAL bringt den kompletten Bühnenaufbau – also alles, was mit Light and Sound zu tun hat, selbst mit !!!
Der Bühnenaufbau erfolgt auf der Hallenfläche quer zur Hallenrichtung – also wird die Halle auch quer zur Hallenrichtung bestuhlt - In der Regel erfolgt dies durch ausziehbare Tribünen.
Eventuell werden wir zusätzliche Bestuhlung benötigen. Sorgen Sie bitte für ausreichend Sitzplätze und...... einen gut gelaunten Hausmeister!!
Zeitlicher Ablauf
Das Team von HEART GLOBAL kommt in der Regel am Montagvormittag bei Ihnen an, wenn der Workshop von Montag bis Mittwoch geht, bei einem Workshop von Freitag bis Sonntag treffen die jungen Gäste in der Regel schon am Donnerstagabend um 18:00 Uhr ein.
Der Ablaufplan ist so konzipiert, dass an Schulen, die von Montag bis Mittwoch den Workshop durchführen, lediglich an einem Unterrichtstag der Regelunterricht ausfällt. Bei Workshops von Freitag bis Sonntag wird der normale Unterrichtsbetrieb gar nicht beeinträchtigt.
Es hat sich als außerordentlich hilfreich erwiesen, HEART GLOBAL am ersten Workshoptag die Gelegenheit zu bieten, sich der gesamten Schülerschaft mit einer kleinen Performance vorzustellen.
Hierdurch konnte die Teilnehmerzahl an vielen Schulen ganz erheblich gesteigert werden.
Der folgende Ablaufplan ist als Modell zu verstehen, das den Bedürfnissen der Schule angepasst werden kann.
Die genauen Zeiten wird der Companymanager dann spätestens 2 Wochen vor dem Workshopbeginn mit Ihnen verbindlich festlegen, so daß Sie und die Gastfamilien entsprechend planen können.
1. Tag
Im Laufe des Vormittags Ankunft in der Schule - Orientierung
6. Stunde Vorstellung HEART GLOGAL für alle Schüler (wenn gewünscht)
15:00 - 17:00 Proben
17:00 - 17:15 kleine Pause
17:15 - 19:15 Proben
2. Tag
8:00 – 12:00 Proben
12:00 - 13:00 Mittagessen – Gespräche
13:00 - 18:00 Proben
3. Tag
Im Laufe des Vormittags Technische Vorbereitung der Abschlußshow – nur HEART GLOBAL
15:30 - 17:30 Generalprobe
17:30 - 19:00 Generalprobe – nur HEART GLOBAL
19:30 - 21:30 Die Show
Eventuell werden 1-2 kleinere Kaffeepausen eingeschoben, wenn dies pädagogisch sinnvoll erscheint.
Details und etwaige Änderungswünsche besprechen Sie bitte mit dem Company – Manager.
Die Abreise erfolgt am Folgetag, in der Regel am frühen Vormittag.
Anmeldung
Wir wünschen uns Teilnehmerzahlen zwischen 200 und 500. Sie brauchen uns jedoch keine Garantieteilnehmerzahl zu geben – wenn die genannte Zahl von 200 unterschritten wird, ist das unser Risiko. Wir wünschen uns natürlich große Teilnehmerzahlen, je mehr dabei sind, desto größer der Input, den wir Ihrer Schule geben können, und – große Workshops machen einfach mehr Spaß......
WIR FREUEN UNS ÜBER JEDEN LEHRER, DER AM WORKSHOP TEILNIMMT !!!
Halten Sie bitte die Anmeldefrist bis zum Workshopbeginn für Kurzentschlossene offen !!! Die gibt´s immer.
Bei geringen Teilnehmerzahlen sind wir gerne bereit, am ersten Workshoptag in der sechsten Stunde eine kleine Präsentation zu unternehmen – z.B. in der Turnhalle. Wir haben in der Vergangenheit Schulen gehabt, in denen aufgrund einer solchen Vorstellung sich bis zu hundert junger Leute ganz kurzfristig zur Teilnahme am Workshop entschlossen haben.
Beim Abschlusskonzert wird dann von HEART GLOBAL selbst der Unkostenbeitrag erhoben, hierum, um Tickets, die Ausgabe der Freikarten für Gastfamilien etc. brauchen Sie sich nicht zu kümmern.
Verpflegung
Die Verpflegung ist ein ganz wichtiges Thema:
Sie werden sehen, die Teammitglieder von HEART GLOBAL arbeiten mit einem bewunderungswürdigen Einsatz und geben alles, um Ihren Schülern und der ganzen Schulgemeinschaft ein unvergessliches Erlebnis zu bereiten. Das kostet Kraft und deswegen müssen die jungen Leute auch gut essen. Ihre Kinder übrigens auch.
Wir möchten Ihrer Entscheidung hier nicht vorgreifen, aber unsere Erfahrung aus hunderten von Workshops möchten wir Ihnen nicht vorenthalten
Es hat in der Vergangenheit eine Vielzahl von verschiedenen Herangehensweisen gegeben, von Gutscheinpaketen bei Mc Donalds über Catering durch Großküchen, z.B. von Krankenhäusern oder Alteneinrichtungen, bis hin zur Vollverpflegung aller Teilnehmer durch die Elternschaft - und das war immer am überzeugendsten!!!
Unglaublich hier insbesondere die Berliner Multi-Kulti-Schulen: Was wir in Neukölln aufgetischt bekamen, da hätte man ganze Kochbücher mit füllen können.
Also, aus unserer Sicht, binden Sie die Eltern im großen Stil mit ein – Sie werden sich wundern!
Denken Sie bei allen Mahlzeiten auch an eine vegane Alternative! Vielleicht 20 % vegane Gerichte einkalkulieren.
Bitte halten Sie ausreichend Getränke bereit: Fast alle Amerikaner trinken Mineralwasser am liebsten ohne Kohlensäure!!
Unterbringung / Gastfamilien
Die Unterbringung in Gastfamilien ist für alle Beteiligten ein spannendes Thema. Hier entstehen langjährige Freundschaften, hier findet in guten Gesprächen interkulturelle Begegnung vom Feinsten statt.
Natürlich erfordert die Auswahl von Gastfamilien eine große Sorgfalt von Ihnen. Schließlich sollen sich unsere Gäste ganz bei uns zu Hause fühlen.
Suchen Sie Gastfamilien aus, bei denen Sie davon ausgehen können, dass an ihrer Herzlichkeit und Gastfreundschaft kein Zweifel besteht. Der soziale Status spielt hier nach unserer Erfahrung eine untergeordnete Rolle, auch im Plattenbau können wunderbare Gastgeber leben.
Ganz wichtig: Bringen Sie die Mitglieder von HEART GLOBAL immer paarweise unter!
Die Mitglieder des HEART GLOBALteams reisen ohne Schlafsack und Luftmatratze. Wenn also keine Gästebetten zur Verfügung stehen, müsste sich der Gastgeber um Schlafmatten o.ä. kümmern.
Das Frühstück wird in der Regel in der Gastfamilie eingenommen.
Ob es abends ein gemeinsames „Programm“ mit Gastfamilie und Gast geben soll, müssen die Beteiligten selbst entscheiden.
Die Gastfamilie übernimmt den Transportdienst zum und vom Workshop, bzw. stellt sicher, dass die jungen Amerikaner die Schule immer rechtzeitig erreichen und auch wieder nach Hause finden.
Sie erhalten für die Vorbereitung eine Homestayliste, die Sie bitte beim Company-Manager vor Workshopbeginn abgeben.
Hierin werden wichtige Informationen, wie Raucher/Nichtraucher, Haustiere etc abgefragt.
Alle Details bespricht der Company – Manager mit Ihnen.
Finanzmodalitäten
HEART GLOBAL hat einen Finanzmanager im Team, der mit Ihnen gemeinsam alle Finanzfragen bearbeiten wird.
Bitte legen Sie diesem bei Workshopbeginn die Teilnahmeliste Ihrer Schüler und eine entsprechende Finanzübersicht vor.
Die Zahlungsmodalitäten besprechen Sie bitte direkt mit dem Finanzmanager.
Bitte helfen Sie mit, dass alle Finanzfragen geklärt und alle Zahlungen erfolgt sind, wenn das HEART GLOBAL team weiterreist.
Fühlen Sie sich bitte frei, zum Workshopkonzert z.B. durch Brezel – und Getränkeverkauf Ihre Unkosten zumindest teilweise wieder hereinzuholen. Hier haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht.
Empfehlung zur Vorgehensweise:
Sammeln Sie die Teilnehmerbeiträge vor Workshopbeginn ein, bzw. richten Sie ein Unterkonto ihres Schulkontos ein und machen Sie die Anmeldung zum Workshop von der Vorlage eines entsprechenden Überweisungsträgers abhängig. Das spart Lauferei ohne Ende.
Die Kurzentschlossenen – Anmeldungen sollten sich wegen der überschaubaren Anzahl dann im Laufe des 1. Workshoptages gut „handlen“ lassen
Die Teilnehmergebühren staffeln sich wie folgt:
Workshopgebühr € 50.-
Unkostenbeitrag Workshopkonzert:
Erwachsene € 10.-
Kinder / Jugendliche € 5.-
frei für Workshopteilnehmer
Gastfamilien erhalten zwei Freikarten
Diese Zahlungen erhält HEART GLOBAL ohne irgendwelche Abzüge!
Die Abschlussshow
Eine gute Uhrzeit für das große Finale ist nach unserer Erfahrung 19:30 Uhr. Aber Sie können sich auch für 19:00 Uhr oder 20:00 Uhr entscheiden – bitte nicht früher oder später.
Die Abschlussshow ist zweigeteilt – in der ersten Hälfte des Programms zeigt HEART GLOBAL ein mitreißendes Showprogramm, um die Schüler zu Höchstleistungen zu ermuntern und ihnen die Nervosität zu nehmen.
Nach der Pause ist das Warten dann zu Ende und alle unsere Schüler (und Lehrer?) führen das gemeinsame Showprogramm auf.
Als Gesamtaufführungsdauer sollten, incl. evtl. Reden ca 2 Stunden veranschlagt werden.
Bitte halten Sie evtl. Redebeiträge sehr straff.
Bitte halten sie auch für die Show ausreichend Wasser für HEART GLOBAL bereit.
WIR STELLEN IHNEN ALS VERANSTALTER BIS ZU 10 FREIKARTEN FÜR IHRE VIP - GÄSTE ZUR VERFÜGUNG
Die T-Shirts
......sorgen für ein einheitliches und ansprechenden Bühnenbild, schließlich wollen wir ja keine Modenshow veranstalten......
Jeder Teilnehmer muß bei der Abschlussshow ein solches T-Shirt tragen.
Das Shirt verleihen wir gegen eine Sicherheit von 10 € für die Show.
Bei Rückgabe des T-Shirts nach der Show wird die Leihgebühr ohne Abzug rückerstattet!!
Viel schöner ist es aber, das Shirt einfach als Erinnerungsstück zu behalten! Dann hinterlassen die jungen Leute von HEART GLOBAL auch gerne ihre Autogramme auf dem Shirt!!!!
Die Öffentlichkeitsarbeit
.... ist wichtig für HEART GLOBAL und genauso wichtig für Ihre Schule.
Jeder, der einen Workshop und das Abschlusskonzert einmal miterlebt hat, weiß, welche riesigen Chancen eine Schule für ihre PR – Arbeit hierdurch gewinnt. Gerade weiterführende Schulen stehen unter einem zunehmenden Konkurrenzdruck bezüglich ihres Schülernachwuchses. Ihre Schule kann sich durch die Ausrichtung eines HEART GLOBAL– Workshops entsprechend profilieren.
Sie können für ihre Pressearbeit alles, was Sie im Internet oder auch auf dieser Seite über uns finden, hervorragend nutzen.
Unten finden Sie einen Link zum Herunterladen des Heart Global Media Kits. Es enthält eine Anleitung zur Verwendung unserer Marke und unserer Grafiken, unseres Logos, Werbefotos und eine Postervorlage im A4-Format, die Ihnen dabei hilft, Ihren Heart Global-Workshop in Ihrer Nähe zu bewerben.
Fernsehen und Medien
Laden Sie das Fernsehen ein. Während des Workshops und der Abschlussshow entstehen wunderbare Bilder, die Ihre Kinder in Aktion zeigen, und in denen Begeisterung pur zu sehen und mitzuerleben ist.
Stimmen Sie bitte alle etwaigen Fernseh - Interviews oder Pressegespräche sorgsam mit Herrn Heib und dem Company-Manager ab, damit die Workshop-Abläufe nicht behindert werden.
Falls Sie besondere Ideen bezüglich der Medienarbeit haben, wie z.B. die Durchführung einer Dokumentation, einer Fernsehproduktion o.ä., nehmen Sie bitte Kontakt zu Herrn Heib auf.
Ankunft / Abfahrt
....... sind abhängig vom jeweiligen Tourplan.
Wenn der Tag vor dem Workshopbeginn ein Reisetag ist, kommen wir in der Regel um 18:00 Uhr am Reisetag bei Ihnen an und nehmen die Verteilung auf die Gastfamilien vor.
Der Abend steht dann den jeweiligen Familien zur Gestaltung frei.
Falls wir erst am 1. Workshoptag bei Ihnen eintreffen können, werden wir so gegen 11:00 Uhr in der Schule sein und mit Aufbau, bzw. Präsentation beginnen.
Die Verteilung auf die Gastfamilien erfolgt dann am Ende des Tages um 20:00 Uhr.
Verschiedenes
Probleme, unerwartete Komplikationen, verlorene Schlüssel, verstauchte Knöchel, verlorene Uhren, ganz egal was: alle Probleme sind in der Regel mit guter Kommunikation und gutem Willen zu lösen. Bitte sprechen Sie uns an – entweder den Company – Manager oder mich.
Und bitte lieber einmal zu oft, als einmal zu wenig.
Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß bei der Vorbereitung des Workshops, der für Sie alle eine unvergessliche Erfahrung bedeuten wird.
Michael Heib